top of page
Logo Notariusz w Kołobrzegu z godłem Polski

Poświadczenia, protokoły i inne czynności notarialne

Notariusz dokonuje poświadczeń podpisów, zgodności kopii dokumentów, daty okazania dokumentu oraz pozostawania osoby przy życiu lub w określonym miejscu. Sporządza także protokoły dokumentujące przebieg zdarzeń i czynności mających znaczenie prawne oraz inne dokumenty, dla których przepisy albo wola stron przewidują formę notarialną. 

​

Koszty czynności obejmują wynagrodzenie notariusza, ustalane zgodnie z rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej, wraz z podatkiem VAT .

Więcej o opłatach
Dokumenty i czynności notarialne na biurku z laptopem.

Poświadczenie własnoręczności podpisu

Notariusz może poświadczyć, że podpis na dokumencie został złożony własnoręcznie przez wskazaną osobę albo że osoba ta uznała wcześniej złożony podpis za własny.

Poświadczenie podpisu stosowane jest w szczególności przy:

  • umowach sprzedaży lub darowizny udziałów w spółce;

  • pełnomocnictwach;

  • umowach zbycia przedsiębiorstwa;

  • umowach dotyczących praw i obowiązków wspólnika;

  • zgodach na wykreślenie praw, roszczeń lub hipotek z księgi wieczystej;

  • oświadczeniach składanych bankom, urzędom i innym instytucjom;

  • dokumentach przeznaczonych do użycia za granicą.

Poświadczenie potwierdza autentyczność podpisu, nie oznacza natomiast potwierdzenia przez notariusza prawdziwości wszystkich informacji zawartych w dokumencie.

CZYNNOŚCI NOTARIALNE PoświadczeniA zgodności odpisu, wyciągu lub kopii

Notariusz może poświadczyć zgodność odpisu, wyciągu albo kopii z okazanym oryginałem dokumentu. Dokument przedstawiony notariuszowi powinien być czytelny i kompletny. Jeżeli zawiera dopiski, poprawki, uszkodzenia albo inne szczególne cechy, informacja o nich jest zamieszczana w klauzuli poświadczeniowej.

Poświadczenie może zostać sporządzone również w postaci elektronicznej. Notariusz tworzy wówczas elektroniczną kopię okazanego dokumentu i opatruje ją kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Powstały plik stanowi elektronicznie poświadczony odpis dokumentu i może zostać wykorzystany między innymi:

  • w postępowaniu przed Krajowym Rejestrem Sądowym;

  • przy składaniu dokumentów za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych;

  • w postępowaniach sądowych i administracyjnych prowadzonych elektronicznie;

  • w kontaktach z urzędami oraz innymi instytucjami przyjmującymi dokumenty elektroniczne.

Elektroniczne poświadczenie umożliwia posługiwanie się dokumentem w postaci cyfrowej bez konieczności przekazywania jego papierowego oryginału. Przed dokonaniem czynności należy ustalić, czy instytucja, do której dokument jest kierowany, akceptuje dokumenty elektroniczne w takiej formie.

Poświadczenie daty okazania dokumentu oraz pozostawania osoby przy życiu lub w określonym miejscu

Notariusz może poświadczyć datę okazania dokumentu, potwierdzając tym samym, że dokument istniał w chwili jego przedstawienia. W zależności od rodzaju dokumentu czynność może służyć uzyskaniu skutków tzw. daty pewnej. Na żądanie klienta w poświadczeniu można również wskazać godzinę i minutę okazania dokumentu.

Notariusz może także poświadczyć, że określona osoba pozostaje przy życiu albo przebywała w oznaczonym miejscu i czasie. Dokument taki może być wymagany przez instytucje emerytalne i rentowe, banki, zakłady ubezpieczeń, urzędy, instytucje zagraniczne oraz podmioty wypłacające świadczenia.

Osoba, której dotyczy poświadczenie pozostawania przy życiu lub w określonym miejscu, powinna stawić się osobiście z ważnym dokumentem tożsamości.

Gabinet notarialny przygotowany pod czynności notarialne.

Protokoły notarialne

Notariusz sporządza protokoły zgromadzeń, posiedzeń, oświadczeń stron oraz innych zdarzeń i czynności mogących wywoływać skutki prawne.

Protokół może dokumentować między innymi:

  • przebieg zebrania wspólnoty mieszkaniowej;

  • przebieg zgromadzenia wspólników, walnego zgromadzenia lub posiedzenia innego organu;

  • treść podjętych uchwał i wyniki głosowania;

  • zgłoszenie sprzeciwu albo złożenie określonego oświadczenia;

  • stawiennictwo lub niestawiennictwo określonej osoby;

  • okazanie dokumentów;

  • przebieg czynności, spotkania albo przekazania przedmiotów;

  • otwarcie strony internetowej i treści widoczne w chwili dokonywania czynności;

  • treść wiadomości, publikacji internetowych lub materiałów dostępnych na urządzeniu;

  • losowanie, konkurs albo inne zdarzenie wymagające urzędowego udokumentowania.

Przy protokole dotyczącym strony internetowej notariusz opisuje czynności wykonane w swojej obecności i treści widoczne w danym momencie. Protokół nie potwierdza autorstwa publikacji ani prawdziwości zamieszczonych informacji, lecz dokumentuje stan zastany podczas czynności.

  • oświadczenia o poddaniu się egzekucji;

  • inne dokumenty służące zabezpieczeniu wzajemnych praw i interesów.

Każdy z partnerów sporządza własny testament – prawo polskie nie przewiduje wspólnego testamentu dwóch osób. Treść dokumentów jest każdorazowo dostosowywana do sytuacji stron, źródła wzajemnych roszczeń oraz przedstawionych ustaleń.

Wypisy, odpisy i wyciągi

Czerwona pieczęć lakowa na dokumencie - czynności notarialne.

Z aktów i dokumentów przechowywanych w kancelarii notariusz wydaje wypisy, odpisy i wyciągi osobom uprawnionym.

Wypis aktu notarialnego ma moc prawną oryginału. Oryginał aktu pozostaje w kancelarii, natomiast strony i inne uprawnione podmioty otrzymują jego wypisy.

W zależności od rodzaju czynności dokumenty mogą być wydawane:

  • stronom aktu;

  • osobom, dla których zastrzeżono prawo ich otrzymania;

  • następcom prawnym;

  • sądom i innym uprawnionym organom;

  • innym osobom po wykazaniu odpowiedniej podstawy prawnej.

Notariusz może również sporządzić wyciąg obejmujący wskazane fragmenty dokumentu, jeżeli jest to dopuszczalne i wystarczające dla celu, w jakim dokument ma zostać wykorzystany.

Weksle, czeki i protesty

Notariusz dokonuje czynności związanych z wekslami i czekami, w szczególności:

  • sporządza protest weksla z powodu odmowy przyjęcia albo zapłaty;

  • sporządza protest czeku;

  • dokumentuje okazanie weksla;

  • poświadcza podpisy na wekslach i deklaracjach wekslowych;

  • poświadcza zgodność odpisów dokumentów wekslowych.

Protest stanowi urzędowe stwierdzenie określonego zdarzenia, w szczególności odmowy przyjęcia albo zapłaty weksla lub czeku. Z uwagi na krótkie terminy przewidziane w prawie wekslowym i czekowym dokument należy przedstawić w kancelarii możliwie szybko.

Notariusz sporządza również inne dokumenty, dla których przepisy wymagają albo strony wybierają formę aktu notarialnego, podpisu notarialnie poświadczonego lub protokołu.

Mogą to być między innymi:

  • pełnomocnictwa;

  • zgody i upoważnienia;

  • oświadczenia o uznaniu długu;

  • oświadczenia wierzycieli o wygaśnięciu zobowiązania;

  • zgody na wykreślenie praw i obciążeń;

  • oświadczenia kierowane do banków, sądów, urzędów lub innych instytucji;

  • dokumenty przeznaczone do użycia za granicą;

  • protokoły przyjęcia dokumentów na przechowanie;

  • inne oświadczenia wywołujące skutki prawne.

Rodzaj dokumentu i właściwa forma ustalane są po zapoznaniu się z celem czynności oraz wymaganiami instytucji, której dokument ma zostać przedstawiony.

Poświadczenia podpisu oraz zgodności odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem realizujemy bez wcześniejszego umawiania wizyty od poniedziałku do piątku w godzinach 9:00–15:00. Należy jednak pamiętać, że obsługa bez wcześniejszej rezerwacji może wiązać się z dłuższym czasem oczekiwania, zwłaszcza w godzinach większego obłożenia kancelarii. Jeżeli zależy Państwu na konkretnej godzinie lub możliwie sprawnej obsłudze, istnieje możliwość wcześniejszego umówienia wizyty. Inny termin jest możliwy po uprzednim uzgodnieniu z kancelarią.

Jak się umawiać?
bottom of page