top of page
Logo Notariusz w Kołobrzegu z godłem Polski

Wymagane dane i dokumenty do aktu notarialnego

Dokumenty do aktu notarialnego zależą od rodzaju czynności oraz stanu prawnego jej przedmiotu. Poniższe zestawienie ma charakter ogólny. Przed umówieniem terminu prosimy o kontakt z Kancelarią w celu ustalenia pełnej listy wymaganych dokumentów.

Dane stron czynności

Osoby fizyczne

  • imiona, nazwiska
  • imiona rodziców
  • numer PESEL, a w przypadku jego braku – data i miejsce urodzenia;
  • rodzaj, seria i numer ważnego dokumentu tożsamości;
  • stan cywilny, a w przypadku pozostawania w związku małżeńskim – również informacja, czy zawierano umowy majątkowe małżeńskie;
  • adres zamieszkania
  • adres do doręczeń, jeżeli jest inny niż adres zamieszkania.
  • obywatelstwo.
  • data ważności dokumentu tożsamości

Osoby fizyczne prowadzące działalność (CEIDG)

  • dane jak dla osób fizycznych
  • firma (nazwa działalności)
  • numer NIP
  • numer REGON

Osoby prawne

  • pełna nazwa lub firma;

  • forma prawna;

  • adres siedziby;

  • numer KRS, NIP i REGON;

  • dane osób uprawnionych do reprezentacji;

  • umowa, statut, uchwała lub inny dokument, jeżeli jest niezbędny do wykazania umocowania albo zgody na dokonanie czynności, w szczególności uchwała wspólników, zgromadzenia wspólników, walnego zgromadzenia, zarządu lub rady nadzorczej – jeżeli obowiązek uzyskania takiej zgody wynika z przepisów prawa, umowy albo statutu danego podmiotu.

Pełnomocnicy

  • dane pełnomocnika (zgodnie z listą dla osób fizycznych)
  • oryginał dokumentu pełnomocnictwa

ZASTRZEŻENIA NUMERÓW PESEL

Przed dokonaniem czynności objętej ustawowym obowiązkiem weryfikacji numeru PESEL należy cofnąć jego zastrzeżenie. Dotyczy to w szczególności czynności związanych ze zbyciem, nabyciem lub obciążeniem nieruchomości oraz spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, a także udzieleniem pełnomocnictwa do dokonania takich czynności.

Zastrzeżenie można cofnąć czasowo lub bezterminowo m.in. w aplikacji albo serwisie mObywatel. Po dokonaniu czynności numer PESEL można ponownie zastrzec. W razie wątpliwości Kancelaria poinformuje, czy cofnięcie zastrzeżenia jest konieczne przy danej czynności.

Jak cofnąć zastrzeżenie numeru PESEL?

Informacje potrzebne do przygotowania czynności

W zależności od rodzaju czynności prosimy o przekazanie następujących informacji:

  • cena albo wartość rynkowa przedmiotu czynności;

  • sposób i termin zapłaty;

  • numery rachunków bankowych;

  • termin i warunki wydania nieruchomości lub innego przedmiotu umowy;

  • sposób finansowania, w tym informacja o kredycie;

  • uzgodnione przez strony zabezpieczenia oraz pozostałe warunki czynności.

Biuro przygotowane na dokumenty do aktu notarialnego.
Dokumenty do aktu notarialnego, kodeks cywilny i pióro.

Wymagane dokumenty do aktu notarialnego

Poniższe zestawienie ma charakter ogólny. Ostateczna lista dokumentów ustalana jest indywidualnie po zapoznaniu się przez Kancelarię z rodzajem czynności i stanem prawnym jej przedmiotu.

Sprzedaż nieruchomości gruntowej

​

  • numer księgi wieczystej;

  • dokument stanowiący podstawę nabycia nieruchomości,

  • wypis z rejestru gruntów, a w razie potrzeby także wyrys z mapy ewidencyjnej, jeżeli trzeba odłączyć działkę i założyć dla niej nową księgę wieczystą, 

  • wypis z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego albo zaświadczenie o jego braku;

  • zaświadczenie dotyczące położenia nieruchomości na obszarze rewitalizacji lub w Specjalnej Strefie Rewitalizacji;

  • zaświadczenie dotyczące objęcia działki uproszczonym planem urządzenia lasu albo decyzją wydaną na podstawie przepisów o lasach;

  • decyzja zatwierdzająca podział nieruchomości, jeżeli podział nie został ujawniony w księdze wieczystej;

  • świadectwo charakterystyki energetycznej budynku, jeżeli jest wymagane.

Sprzedaż lokalu

  • numer księgi wieczystej;

  • dokument stanowiący podstawę nabycia lokalu;

  • zaświadczenie zarządcy lub wspólnoty mieszkaniowej dotyczące zaległości w opłatach- na żądanie Strony Kupującej;

  • zaświadczenie dotyczące osób zameldowanych – w przypadku lokalu mieszkalnego- na żądanie Strony Kupującej;

  • świadectwo charakterystyki energetycznej, jeżeli jest wymagane.

Sprzedaż spółdzielczego własnościowego prawa

  • numer księgi wieczystej, jeżeli jest prowadzona;

  • aktualne zaświadczenie spółdzielni potwierdzające przysługiwanie prawa do lokalu;

  • dokument stanowiący podstawę nabycia prawa;

  • zaświadczenie spółdzielni dotyczące zaległości w opłatach- na żądanie Strony Kupującej;

  • zaświadczenie dotyczące osób zameldowanych – w przypadku lokalu mieszkalnego- na żądanie Strony Kupującej;

  • świadectwo charakterystyki energetycznej, jeżeli jest wymagane.

Pozostałe umowy dotyczące nieruchomości i spraw majątkowych

W przypadku umowy darowizny, zamiany, dożywocia, zniesienia współwłasności, podziału majątku wspólnego, działu spadku lub innej umowy dotyczącej nieruchomości albo praw majątkowych potrzebne mogą być:

  • numer księgi wieczystej;

  • dokument stanowiący podstawę nabycia nieruchomości, prawa lub udziału;

  • wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej – jeżeli nieruchomość ma zostać odłączona z dotychczasowej księgi wieczystej;

  • prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku albo wypis zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia – w przypadku działu spadku;

  • dokument potwierdzający ustanie wspólności majątkowej – w przypadku podziału majątku wspólnego;

  • ostateczna decyzja zatwierdzająca podział nieruchomości – jeżeli podział nie został ujawniony w księdze wieczystej.

Akt poświadczenia dziedziczenia

  • akt zgonu spadkodawcy,

  • wszystkie testamenty spadkodawcy, jeżeli zostały sporządzone,

  • odpisy aktów stanu cywilnego wszystkich spadkobierców:

  • odpisy aktów urodzenia w przypadku mężczyzn oraz kobiet stanu wolnego,

  • odpisy aktów małżeństwa w przypadku kobiet zamężnych,

  • odpisy aktów małżeństwa w przypadku kobiet rozwiedzionych, z adnotacją o rozwodzie,

  • numer PESEL zmarłego.

Przyjęcie lub odrzucenie spadku

  • akt zgonu spadkodawcy;

  • numer PESEL spadkodawcy;

  • testament, jeżeli został sporządzony;

  • zgoda drugiego rodzica na odrzucenie spadku,

  • w przypadku składania oświadczenia w imieniu małoletniego – zgoda sądu opiekuńczego na dokonanie czynności, jeżeli jest wymagana ze względu na okoliczności sprawy.

Umowa majątkowa małżeńska

  • odpis skrócony aktu małżeństwa – jeżeli małżeństwo zostało już zawarte;

  • informacje o wcześniej zawartych umowach majątkowych;

  • wypisy wcześniej zawartych umów majątkowych, jeżeli zostały sporządzone;

  • numery ksiąg wieczystych nieruchomości – w przypadku rozszerzenia albo ograniczenia wspólności majątkowej.

Dokumenty potwierdzające status rolnika indywidualnego

  • pisemne oświadczenie o osobistym prowadzeniu gospodarstwa rolnego;

  • zaświadczenie o zameldowaniu na pobyt stały, potwierdzające wymagany okres zamieszkania;

  • oświadczenie o powierzchni użytków rolnych wchodzących w skład prowadzonego gospodarstwa;

  • dokumenty potwierdzające posiadanie kwalifikacji rolniczych, np. dyplom, świadectwo ukończenia odpowiedniej szkoły, świadectwo potwierdzające kwalifikacje zawodowe lub dokument potwierdzający tytuł zawodowy.

Dokumenty, które mogą być wymagane dodatkowo

  • zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego wydane na podstawie art. 19 ust. 6 ustawy o podatku od spadków i darowizn – jeżeli nieruchomość, prawo lub udział zostały nabyte w drodze dziedziczenia albo na podstawie innego tytułu objętego tą ustawą; 

  • umowa kredytowa i oświadczenie banku o udzieleniu kredytu;

  • dokumenty niezbędne do wykreślenia praw, roszczeń i obciążeń ujawnionych w działach III i IV księgi wieczystej, w szczególności akty zgonu osób uprawnionych, zaświadczenia lub promesy określające wysokość zadłużenia, rachunek bankowy do jego spłaty i warunki wydania zgody na wykreślenie hipoteki, a także oświadczenia wierzycieli zawierające zgodę na wykreślenie danego prawa, roszczenia lub hipoteki;

  • prawomocny wyrok rozwodowy – jeżeli w księdze wieczystej ujawniona jest wspólność majątkowa małżeńska;

  • prawomocne postanowienia sądu dotyczące ubezwłasnowolnienia, ustanowienia opiekuna prawnego lub kuratora, określenia zakresu jego umocowania albo zmiany osoby opiekuna lub kuratora, zaświadczenie sądu o ustanowieniu opiekunem lub kuratorem i złożeniu wymaganego przyrzeczenia, a także prawomocne postanowienia sądu zezwalające na dokonanie danej czynności – jeżeli zgoda sądu jest wymagana

  • wymagane zgody, zezwolenia lub inne dokumenty wynikające ze stanu prawnego przedmiotu czynności,

  • zaświadczenie starosty potwierdzające, że lokal spełnia wymagania samodzielnego lokalu, wraz z dokumentacją techniczną przedstawiającą położenie lokalu oraz pomieszczeń do niego przynależnych – w przypadku ustanowienia odrębnej własności lokalu, podziału lokalu, połączenia lokali albo dokonania innych zmian wpływających na oznaczenie lub zakres wyodrębnionego lokalu; jeżeli czynność prowadzi do powstania więcej niż jednego samodzielnego lokalu – odrębne zaświadczenia o samodzielności dla każdego z powstałych lokali.

bottom of page